Người mua nhận hàng suôn sẻ hay không phụ thuộc nhiều vào chứng từ. Đây là những giấy tờ thường đi kèm một lô nông sản từ Việt Nam.
Một lô nông sản xuất khẩu thường đi kèm các giấy tờ sau.
Hợp đồng mua bán. Ghi rõ mặt hàng, quy cách, số lượng, giá, điều kiện giao hàng và thanh toán.
Hoá đơn thương mại và phiếu đóng gói. Hoá đơn ghi giá trị lô hàng; phiếu đóng gói ghi số kiện, khối lượng từng kiện.
Vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không. Do hãng vận chuyển cấp, là chứng từ để nhận hàng ở nơi đến.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O). Chứng minh hàng có xuất xứ Việt Nam. Dùng đúng mẫu C/O theo hiệp định thương mại, người mua có thể được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi.
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật. Thường bắt buộc với trái cây, rau tươi và nông sản thô; hàng đã chế biến thì tuỳ nước nhập khẩu. Do cơ quan kiểm dịch thực vật của Việt Nam cấp.
Tuỳ thị trường và mặt hàng, người mua có thể cần thêm giấy chứng nhận hun trùng, kết quả kiểm nghiệm hoặc giấy chứng nhận chất lượng. Hãy cho chúng tôi biết nước nhập khẩu yêu cầu những gì ngay từ lúc hỏi giá, để chứng từ được chuẩn bị đủ từ đầu.
